De site voor leden van kascommissies van alle verenigingen
Ook voor penningmeesters ! Ook voor verenigingsbestuurders !
HOME Vraagbaak VvE's Links Auteur
Checklist Workshops Fraude Actuele bedragen HOME

Informatie voor VvE’s over wetgeving,  financiën, bestuur en kascontrole

Het beveiligen van de banktegoeden van uw VvE

Preventieve maatregelen tegen fraude

In het vorige artikel met als titel “De liquide middelen van uw VvE” heb ik u beloofd om aandachtspunten te geven voor een goede ‘administratieve organisatie’ rondom de bank- en spaarrekeningen. Met andere woorden: welke preventieve maatregelen kunt u treffen om fraude tegen te gaan en in ieder geval zo spoedig mogelijk te ontdekken?

Kan fraude bij uw VvE vóórkomen?

Als u wilt weten of fraude ook bij uw VvE zou kunnen voorkomen, hoeft u slechts twee vragen in alle eerlijkheid te beantwoorden:
1) Stel uw penningmeester boekt vandaag de helft van het banksaldo over naar zijn eigen rekening. Weet u zeker dat dit binnen een maand ontdekt wordt?
2) (Deze vraag stelt u aan de penningmeester) Hoeveel van de jaarlijkse controles door de kascommissie zijn de afgelopen jaren nou echt degelijk uitgevoerd?

Als het antwoord op beide vragen “ja” is, hoeft u zich in het algemeen geen zorgen te maken. Maar als ik deze vragen tijdens de workshops die ik geef stel aan de aanwezige bestuursleden, beantwoordt zeker 90% van de aanwezigen beide vragen ontkennend.
In het artikel “Deskundige kascommissie” [LINK] heeft u al kunnen lezen hoe u kunt zorgen voor een deskundige kascommissie. Hierna leest u welke eenvoudige maatregel u kunt treffen om ook de eerste vraag met een volmondig “ja” te kunnen beantwoorden en daarmee fraude tegen te gaan.

Voorkómen van fraude

Waarschijnlijk heeft uw VvE een bankrekening (rekening-courant) en een spaarrekening. Binnen bedrijven en overheidsorganisaties is het heel gebruikelijk dergelijke banktegoeden te beveiligen. Dat houdt in dat niet één persoon zo maar geld van deze rekeningen kan overboeken of opnemen.

Het bestuur van uw VvE kan ook een dergelijke maatregel treffen.De meest eenvoudige en daardoor ook praktisch realiseerbare maatregel is de volgende: laat een tweede bestuurslid het gebruik van de rekeningen  controleren!
Die controle kan op twee manieren worden georganiseerd:
-  De penningmeester neemt elke bestuursvergadering de dagafschriften mee en het tweede bestuurslid loopt alle dagafschriften even door.
-  Het tweede bestuurslid heeft net als de penningmeester toegang tot het internetbankieren en kan dus regelmatig even de mutaties op de rekeningen bekijken. (Als uw VvE bijvoorbeeld een bankrekening bij ING / ex-Postbank heeft, kent het tweede bestuurslid dus de gebruikersnaam en het wachtwoord, maar heeft geen beschikking over de TAN-codes zodat hij niet daadwerkelijk gelden kan overmaken.)

Vertrouwt u uw penningmeester?

Natuurlijk vertrouwt u uw penningmeester. Anders had u wel maatregelen genomen…
Maar ‘de gelegenheid maakt de dief’ zoals het spreekwoord zegt. En wie maakt de gelegenheid bij uw VvE? Juist, het bestuur.

Als bestuur heeft u de verantwoordelijkheid om de penningmeester ook niet in de verleiding te brengen om geld van de VvE te “lenen” (want zo begint het vaak). Iemand die weet dat hij of zij gecontroleerd wordt (of kan worden) zal veel minder snel geneigd zijn tot fraude dan iemand die weet dat de kans op ontdekking nauwelijks aanwezig is. De beschreven eenvoudige maatregel werkt dus heel preventief.

Als mocht de penningmeester toch in de verleiding zijn gekomen, dan wordt de fraude in ieder geval binnen niet al te lange tijd ontdekt en kan de schade beperkt blijven.

Want soms worden penningmeester verleid én komen in de verleiding: [LINK:]

http://www.destentor.nl/regio/zwolle/zwolle/3892051/Femme-fatale-ruineert-leven-Zwolse-ambtenaar.ece

Het duurde bijna twee jaar voordat de fraude werd ontdekt en de schade voor de VvE liep op tot maar liefst € 75.000…

Terug naar overzicht interessante informatie voor VvE’s over wetgeving,  financiën, bestuur en kascontrole

Hoe controleert een kascommissie? Tips voor kascontroles. Gids voor kascommissies. Kascommissie en penningmeester. Ledenvergadering en kascommissie. Rechten van de kase. oor de kascommissie van een vereniging. Controle van de ledenadministratie.