De site voor leden van kascommissies van alle verenigingen
Ook voor penningmeesters ! Ook voor verenigingsbestuurders !
HOME Vraagbaak VvE's Links Auteur
Checklist Workshops Fraude Actuele bedragen HOME

Informatie voor VvE’s over wetgeving,  financiën, bestuur en kascontrole

Voldoet  de jaarrekening van uw VvE aan de  eisen (2) ?

“Aan welke eisen moet de jaarrekening van een VvE voldoen?”. Deze vraag wordt vaak gesteld. Drs. Maarten den Ouden RA, auteur van De Kascommissiegids voor VvE’s, zette in het artikel in het vorige Woonjournaal de wettelijke eisen voor u overzichtelijk op een rijtje.

Behalve wettelijke eisen zijn er ook andere eisen.

Het modelreglement

Het modelreglement dat voor uw VvE geldt, stelt ook een aantal eisen aan de jaarrekening van uw VvE. Voor een belangrijk deel zijn dat eisen die de wet ook al stelt. Zo schrijft het modelreglement 2006 onder andere voor dat:

1.       Een jaarrekening (balans, exploitatierekening, toelichting) moet worden opgesteld
2.       Elk bestuurslid de jaarrekening moet ondertekenen
3.       De jaarrekening gecontroleerd moet worden door een kascommissie  (tenzij er een Raad van commissarissen of controlerend accountant is aangesteld)
4.       1, 2 en 3 binnen zes maanden na afloop van het boekjaar moet gebeuren
5.       De kascommissie moet bestaan uit tenminste twee leden
6.       Op de balans een onderhoudsreserve moet staan.

U ziet, dit zijn de eisen die ook al in de wet zijn verwoord!

Verhouding modelreglement en wet

Oudere modelreglementen dan dat van 2006 stellen wat minder eisen. Zo schrijft het modelreglement 1992 helemaal niet voor dat er een kascommissie moet zijn en eist dit modelreglement alleen dat jaarlijks een exploitatierekening moet worden opgesteld, dus geen balans en toelichting.

In de praktijk maakt dit echter niet uit, omdat het Burgerlijk Wetboek hier dwingende voorschriften geeft. Een VvE die bijvoorbeeld alleen een exploitatierekening opstelt, is dus in strijd met de wet! En elke VvE moet dus een kascommissie hebben (tenzij er een RvC of controlerend accountant is aangesteld), óók als het modelreglement dit niet voorschrijft.

Aanvullende eisen in het modelreglement

Dan zijn er ook nog enkele zaken waarover de wet niet rept, maar die wél in het modelreglement zijn voorgeschreven. Daar moet uw VvE zich dus ook aan houden. Zo schrijft het modelreglement 2006 bijvoorbeeld voor dat in de jaarrekening:

1.       De opbrengsten moeten zijn onderverdeeld in tenminste de posten:
- eigenaarsbijdragen
- rente en andere vermogensopbrengsten
- ‘andere opbrengsten’

2.       De kosten moeten zijn onderverdeeld in tenminste de posten:
- toevoegingen aan het reservefonds (op basis van een meerjarenonderhoudsplan)
- kosten van onderhoud, gebruik of behoud van gemeenschappelijke gedeelten of van gemeenschappelijke zaken
- verenigingskosten (bijv. bestuurskosten, administratiekosten)
- verschuldigde schadevergoedingen
- kosten in verband met gerechtelijke procedures
- verzekeringspremies
- eventuele publiekrechtelijke kosten
- verwarmingskosten en kosten van waterverbruik voor zover de eigenaars daarvoor niet afzonderlijk worden aangeslagen
- alle overige kosten, gemaakt in het belang van de gezamenlijke eigenaars.

In de praktijk wijken de benamingen van de posten soms af. Op zich is dat niet bezwaarlijk, zolang de alternatieve benamingen maar voldoende duidelijk zijn.

Een veel voorkomende alternatieve kostenindeling is (in dezelfde volgorde als bij punt 2):

-          Dotatie reserves
-          Dagelijks onderhoud / contracten / schoonmaken
-          Verenigingskosten
-          Schadevergoedingen
-          Juridische kosten
-          Verzekeringen
-          Gemeentelijke heffingen
-          Energie en water
-          Overige kosten.

Het gaat er uiteindelijk om dat de leden van de VvE kunnen begrijpen welke opbrengsten en kosten in de exploitatierekening worden bedoeld. Het samenvoegen van kostenposten is niet toegestaan. Wel toegestaan is het uitsplitsen van posten.
Zo is het bijvoorbeeld vaak wenselijk om de kosten van de (uitbestede) administratie niet ‘onzichtbaar’ op te nemen in één post ‘bestuurskosten’, maar afzonderlijk te vermelden. In zo’n geval vermeldt de exploitatierekening een post ‘administratie’ en een post ‘overige bestuurskosten’.
Natuurlijk kunnen ook de ‘overige kosten’ worden uitgesplitst.

De kunst is om heldere informatie aan de leden van de VvE te verstrekken. Als teveel posten teveel worden uitgesplitst is de exploitatierekening niet inzichtelijk en zien de leden door de bomen het bos niet meer.

Vergelijkende cijfers

Noch in de wet, noch in het modelreglement is voorgeschreven dat in de exploitatierekening ter vergelijking óók de begrotingscijfers worden opgenomen. Maar het staat buiten kijf dat het voor het inzicht van de leden zeer gewenst dat met de cijfers van de gerealiseerde kosten en opbrengsten ook de begrotingscijfers worden gepresenteerd.

Het uiteindelijke doel van de jaarrekening is immers het geven van informatie aan de leden, zodanig dat die in staat zijn om het functioneren van het bestuur in het afgelopen jaar te beoordelen en zodanig dat die op grond van de informatie goed onderbouwde beslissingen (zoals bijv. het vaststellen van de eigenaarsbijdrage) kunnen nemen.

Terug naar overzicht interessante informatie voor VvE’s over wetgeving,  financiën, bestuur en kascontrole

Hoe controleert een kascommissie? Tips voor kascontroles. Gids voor kascommissies. Kascommissie en penningmeester. Ledenvergadering en kascommissie. Rechten van de kase. oor de kascommissie van een vereniging. Controle van de ledenadministratie.